L’open space… Plus convivial ? Facilitant la communication et la collaboration ? Permettant l’intégration des collaborateurs plus isolés ? Favorisant l’intelligence collective ? L’open space est un modèle d’aménagement des bureaux souvent choisi par les entreprises. Depuis sa naissance en 1950, nous pouvons dire que l’open space occupe une place de plus en plus importante dans l’environnement professionnel : en 2016, ce sont près de 250 millions de personnes dans le monde qui travaillent en open space. Selon une étude d’OpinionWay pour CD&B (source : start.lesechos.fr), 36% des salariés français travailleraient dans cette configuration mais n’en seraient pas pleinement satisfaits pour autant puisqu’ils sont 40% à répondre qu’ils hésiteraient à quitter leur open space si on leur en laissait la possibilité.
Quelles sont les raisons qui ont pu pousser autant d’entreprises à adopter ce modèle ? Tient-il ses promesses ?
Open space : Les avantages apparents
Grands plateaux emplis de bureaux côte à côte ponctués parfois de fauteuils individuels pour pouvoir s’isoler, l’open space a d’abord été conçu pour des raisons économiques : les entreprises peuvent ainsi tirer profit au maximum de la superficie de leurs bureaux. C’est la fin des cloisons, des meubles de rangement, des bureaux vides même si un collaborateur est absent longtemps, et de l’espace inoccupé en général. L’open space est par conséquent une option plus rentable.
L’open space permet d’autre part la collaboration accrue entre collègues. Chacun peut poser des questions facilement et partager de l’information. La communication est plus directe et plus rapide, ce qui renforce l’efficacité de la collaboration en équipe. Résultat : plus de réactivité et des équipes qui avancent plus vite sur leur projet ! Par ailleurs, l’open space favorise des relations managériales plus horizontales et plus ouvertes : fini le grand bureau du manager que l’on n’ose pas déranger. Se retrouver dans un même espace peut abaisser des barrières et diminuer quelques tensions. Enfin, l’open space facilite la convivialité et l’intégration de l’ensemble des collaborateurs présents sur les bureaux.
Cependant, une autre facette de l’open space est moins alléchante et les impacts sur le bien-être et l’engagement des collaborateurs ne sont pas à négliger. La réalité de l’open space est souvent moins idyllique. Quels sont les véritables impacts de l’open space sur le travail ?
Les vrais impacts de l’open space sur le travail
Idée reçue n°1 : l’open space favorise la communication directe
En réalité : le travail en open space a eu pour effet de diminuer les interactions directes et d’augmenter les échanges par email ou tchat.
Fini les cloisons et séparations qui nuisaient tant à la communication entre collaborateurs et aux échanges en face à face : bienvenue dans un espace où vous pouvez discuter de tout avec n’importe qui, et être entendu de tous. Conséquence : la baisse des interactions entre collègues. En effet, une étude publiée en 2018 dans le Philosophical Transactions of the Royal Society B: Biological Sciences démontre notamment qu’après un déménagement au sein d’un open space, les salariés ont passé 72% moins de temps à interagir directement avec les autres. À l’inverse, le nombre de mails envoyés a augmenté de 56% et le nombre de messages instantanés envoyés a augmenté de 67%.
Idée reçue n°2 : l’open space favorise l’efficacité
En réalité : il constitue la plupart du temps un espace où règne un brouhaha constant, ponctué de sonneries de téléphone et d’interpellations à tout va.
D’après une étude menée par Tétris et Id conseil, 73% des salariés font part de leur gêne quant au niveau de bruit. Ces perturbations récurrentes vont troubler la concentration des collaborateurs présents dans l’open space et ainsi impacter négativement leur productivité, en plus d’être une source de fatigue supplémentaire. En ce sens, une étude parue en 2016 dans la “Harvard Business Review” a démontré que bien qu’un bruit environnant autour de 70 décibels favorise la performance créative, elle est très négativement impactée par le fait d’entendre des conversations qui vont automatiquement attirer notre attention ainsi que par le fait d’être interrompu par un son ; phénomènes fréquents lorsque l’on travaille en open space.
Idée reçue n°3 : l’open space favorise la convivialité
En réalité : les collaborateurs sont bien (trop) souvent en quête d’intimité, et se sentent parfois surveillés par leurs collègues et leurs managers.
Effectivement, cette nouvelle proximité soudaine avec le corps managérial et ses collègues peut inquiéter les collaborateurs de certaines entreprises. La sensation d’être constamment soumis au regard des autres peut rapidement devenir une source de stress, obligeant ainsi les collaborateurs à adopter des comportements d’isolement (se couper du bruit avec un casque, se forcer à avoir l’air occupé sur son ordinateur, etc.). Ce phénomène, couplé au bruit environnant, amène le collaborateur à s’isoler pour retrouver un peu d’intimité, ne serait-ce que pour pouvoir passer un coup de téléphone dans un environnement silencieux ou prendre un temps de pause seul, ce qui les conduit de plus en plus en dehors du bureau. D’après l’étude menée par Tétris et Id conseil citée précédemment, environ 50% des salariés interrogés demandent à bénéficier de plus d’espaces pour s’isoler, lire ou encore faire des pauses. Nous observons donc que la grande tendance en open space n’est pas de chercher le contact de ses collègues, mais plutôt s’isoler à tout prix.
L’open space, les conditions de réussite
Accompagner les salariés lors de la transition
Un changement d’espace de travail aura un impact énorme sur les habitudes de travail de l’ensemble des collaborateurs, et le passage à l’open space ne déroge pas à la règle. Afin de les habituer et qu’ils s’approprient au mieux cette nouvelle configuration, prenez le temps d’organiser des temps de travail où il s’agira de définir collectivement les “règles de vie” au sein de ces nouveaux espaces. De ce fait, les usagers de l’open space auront une vision commune et partagée du fonctionnement de cet endroit. Il est également important d’assurer un suivi auprès des collaborateurs, à travers l’utilisation de questionnaires par exemple, dans le but d’identifier des potentielles difficultés et d’adapter l’espace pour y palier.
Aménager l’espace : une diversité d’espace selon les besoins
De nombreuses nuisances inhérentes à la vie en open space (bruit, manque d’espace, etc.) peuvent facilement être diminuées en diversifiant les espaces de travail. Si l’un de vos objectifs est de favoriser les interactions directes et la communication (et non pas uniquement gagner de l’espace), la mise en place d’espaces complémentaires répondant à différents usages ne peut être que bénéfique : des petites salles de réunion pour faciliter le travail en groupe restreint, une salle de repos pour retrouver du calme, une cafétéria pour favoriser la probabilité d’interaction et d’échanges d’ordre professionnel ou informel, un espace “bibliothèque” où les gens peuvent travailler en silence, etc.
Vous l’aurez compris : diversifiez les espaces, afin que l’open space soit l’une des options d’espaces de travail à disposition
Permettre le travail à distance occasionnel : télétravail, espace de coworking, coffice
Si vous n’avez pas la possibilité de développer différentes typologies d’espace au sein de vos locaux, vous avez fort à gagner en offrant la possibilité à vos collaborateurs de travailler à l’extérieur. Chez eux, dans un espace de coworking ou même dans un simple café, encouragez la pratique du télétravail !
Si vous aviez encore des doutes à ce sujet plusieurs études ont démontré les avantages du télétravail, notamment l’étude The changing world of work menée par Polycom qui a mis en évidence que 61% des salariés interrogés estiment que cette approche flexible du travail impacte positivement leur productivité, en plus du fait que 68% des français interrogés estiment que leur domicile constitue leur lieu de travail préféré.
Malgré ses nombreux avantages en apparence, l’open space est à l’origine de nombreux maux pour les collaborateurs qui y travaillent quotidiennement. Nous avons pu voir cependant que ce type d’espace n’est pas à bannir, car il peut tout à fait représenter un environnement de travail agréable lorsqu’il n’est pas présenté comme étant l’unique option.
Retrouvez la dernière partie de cette série sur les espaces de travail, dans l’article sur comment réussir sa transformation vers le Flex Office.
Article co-écrit avec Julie Fontaine
Relire le premier article de la série sur les espaces de travail
