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Bâtir une stratégie avec de l’intelligence collective : Les 5 questions à se poser.

 

Lorsqu’une organisation souhaite construire son plan stratégique, elle a le choix entre 2 approches différentes.

Soit elle le conçoit « d’en haut », uniquement via la vision des dirigeants. Et elle ne bénéficie dans ce cas pas de l’expérience terrain.

Soit elle le conçoit en impliquant largement ses parties prenantes. C’est alors plus long, et plus complexe, mais cela permet de récolter les problématiques, visions et opportunités de tous les concernés, tout en créant les conditions d’un engagement et donc d’une mise en action plus facile par la suite.

 

Cette deuxième option, c’est le choix audacieux qu’a relevé Emmaüs Connect.

Emmaüs Connect, c’est une association qui œuvre depuis 11 ans pour créer du lien social et de la solidarité à l’ère du numérique. C’est aussi 160 salariés et 1500 bénévoles engagés, qui œuvrent pour accompagner 35 000 bénéficiaires, en leur fournissant du matériel numérique, du réseau, des formations et des accompagnements au numérique.

 

Pour ses dix ans, l’association a donc lancé une très grande démarche de co-construction appelée Imagine Connect, en impliquant largement ses salariés, bénévoles et bénéficiaires dans le renouvellement de sa vision stratégique à 10 ans.

 

bluenove a eu la chance d’être sélectionné pour les accompagner dans cette démarche. Nous leur avons demandé pourquoi. 

 

« Nous avons choisi bluenove pour la clarté de la méthodologie proposée et une expertise prouvée, tant auprès de grands réseaux associatifs que d’institutions publiques ou de grands groupes. 

Certains outils et méthodes de bluenove ont également marqué notre attention, comme la possibilité de traiter un grand nombre de contributions notamment sur des questions ouvertes, ou les ateliers d’écriture, qui nous ont  permis de nous projeter collectivement dans un futur désirable : le monde numérique que nous souhaitons bâtir ensemble. 

Enfin, l’approche collaborative proposée par bluenove nous a permis de monter en compétence, de construire le dispositif avec les différentes parties prenantes de l’association, et de sonder massivement nos différentes communautés internes : salariés, bénévoles et personnes accompagnées éloignées du numérique grâce à la fonctionnalité technique speech-to-text. »

Marie Cohen-Skalli, Co-Directrice chez Emmaüs Connect

 

Si vous aussi, vous pensez à faire vivre une grande expérience de démocratie d’entreprise pour construire un livrable stratégique, voici, comme Emmaüs Connect, les 5 grandes questions auxquelles il faudra répondre

 

Question 1 : Par où commencer ? 

 

Consulter largement pour produire son programme stratégique peut être large et déroutant. On ne sait pas forcément par où commencer. Faut-il d’abord faire un bilan des réalisations passées, faut-il s’assurer que le Comité de Direction propose des grands axes stratégiques ? Faut-il imposer des thématiques ?

 

La réponse à apporter dépendra de votre niveau de maturité sur votre stratégie, au moment où vous lancez les consultations. 

 

  1. Si vous avez déjà des convictions fortes, ou des orientations déjà actées, on vous conseille de partir de cette matière. Vous pourrez donc questionner vos cibles directement sur ces orientations, pour les ajuster ou les préciser. Il faudra alors laisser le temps aux participants de s’approprier ces convictions… Et assumer qu’elles pourront être challengées par vos contributeurs !

 

  1. Si vous n’avez pas d’orientations pré-définies :  aucun problème, vous pourrez alors utiliser les premières phases de contribution pour partir du vécu de vos parties prenantes, et identifier leurs besoins, leurs irritants et leurs projections.

 

C’est ce que nous avons fait avec Emmaüs Connect, avec des questions volontairement larges pour accueillir une diversité de visions : sur ce qui manque, ce qui fonctionne bien, ce qui doit être transformé, ce qu’on souhaite pour le futur de l’organisation.

Nous en avons tiré de premières clés de lecture utiles pour identifier les grands enjeux de l’association.

 

« Avec une communauté bénévole qui a triplé en quatre ans, un nombre de personnes accompagnées qui a grandi d’autant, on a ressenti la nécessité de capter les aspirations et les attentes, y compris des publics accueillis. On ne voulait pas juste un énième questionnaire balisé et opérationnel, mais vraiment ouvrir le dialogue pour comprendre quelle était la perception intime de chacune et chacun sur l’avenir de notre combat et de notre structure. Il était inenvisageable d’imaginer notre stratégie à dix ans sans cette vision collective. »

Arnaud Jardin, Responsable communication et mobilisation citoyenne, Emmaüs Connect

 

Question 2 :  Qui impliquer ? Et comment ?

 

Notre réponse : Tout est possible, et tout dépend de vos ambitions, de ce que vous cherchez à récolter. Dans le cas d’Emmaüs Connect, le plan stratégique intégrait une large dimension de « vision ». Il s’agissait donc de faire émerger une vision partagée par un grand nombre d’acteurs. 

On comprend bien pourquoi, dans ce contexte, il est utile de mobiliser très largement ! 

Dans notre cas, les publics ciblés ont été séparés entre ceux qui produisent les services de l’association (bénévoles et salariés), et ceux qui perçoivent ou utilisent ces services (les bénéficiaires). 

 

Dans tous les cas de figure, il est utile au moment du cadrage de réaliser une cartographie des parties prenantes impliquées.

Il s’agit d’identifier les parties prenantes à mobiliser : cela peut être vos clients, collaborateurs, managers, vos partenaires, vos fournisseurs, ou tout autre acteur que vous jugerez pertinent. Ensuite, il faut pour chacune d’elle réfléchir à l’intérêt qu’elles auraient de contribuer. Quelle valeur en retirerait-elle ? Sur cette base, vous pourrez mieux répondre à la question « comment les impliquer », et bâtir un plan de mobilisation qui vous assurera le succès de votre démarche.

 

Dans le cas d’Emmaüs Connect, ces réflexions ont permis d’identifier de potentielles difficultés de contributions chez les bénéficiaires de l’association – par définition peu à l’aise avec le numérique – et de leur faciliter le parcours de contribution, via des entretiens one-to-one organisés avec l’aide de bénévoles et salariés.

Pour les salariés et les bénévoles, une plateforme en ligne grand public a été déployée, accompagnée de webinaires d’informations tout au long de la démarche, correspondant à la culture de collaboration déjà en place au sein de l’association. 

 

« Accroître le pouvoir d’agir, c’est le cœur du projet Emmaüssien et c’est ce qui nous a guidés pendant cette démarche de consultation en voulant faire participer aussi bien les bénévoles que les personnes accompagnées. On a voulu dépasser cette frontière sachant/apprenant et les contraintes posées par la participation de personnes éloignées du numérique. C’était un travail important, voire intimidant au départ, mais on s’est rendu compte qu’avec la méthode de bluenove on en devenait vite capables et que l’on serait en mesure de continuer à faire vivre cette participation en interne à l’avenir ! »

Arnaud Jardin

 

Question 3 : Comment recueillir un contenu original et aller au delà des évidences et des banalités ? 

 

Notre réponse : c’est dans la diversité des formats de participation qu’émergera ces contenus originaux.

 

  1. D’abord, pour avoir des contributions moins attendues ou prévisibles, il est nécessaire de proposer des questions ouvertes. Les questions fermées (type QCM) peuvent être utiles pour identifier comment le collectif se positionne sur un sujet clivant. Mais la richesse réside dans les verbatims spontanés des contributeurs.
  2. Pour éviter les consensus mous, il s’agit de créer du débat, de donner le temps et les espaces d’expression nécessaires à la l’argumentation de points de vue opposés. Ils peuvent prendre la forme d’ateliers-débats, comme nous l’avons fait avec Emmaüs Connect.
  3. Enfin, pour faire émerger une vision partagée, souvent présente dans un plan stratégique, on peut proposer des ateliers de scénarisation d’imaginaires positifs. C’est là encore un dispositif mis en place avec Emmaüs Connect. Il a permis de faire émerger des visions positives d’une société fortement numérisée.

 

Le tout a donné un formidable matériau de réflexion pour l’association. 

 

Question 4 : Comment synthétiser et restituer toute la matière ?

 

Dans le cas d’Emmaüs Connect, nous avons collecté plusieurs milliers de contributions. 

Deux questions se posent alors : 

Comment les analyser pour en ressortir les enseignements clés et les idées les plus pertinentes ? 

Comment structurer et traduire l’analyse pour qu’elle soit lisible ?

 

Notre réponse : L’analyse d’un grand volume de contributions libre ne peut pas se faire uniquement avec le regard humain, car cela prendrait trop de temps. Il est pertinent d’utiliser des outils et algorithmes d’analyse du langage, qui aideront à catégoriser les contributions. 

Pour Emmaüs Connect, nous avons mobilisé les outils de la suite bluenove, basés sur le traitement automatique du langage naturel (NLP), permettant ainsi de regrouper les contributions par sens commun, et faire ressortir les grands consensus et clivages qui s’expriment dans les contributions. 

Une fois synthétisée par des analystes (bien humains cette fois), la classification par consensus et clivages a ainsi permis de rendre lisible la grande diversité d’idées exprimées par les participants.

 

D’ailleurs, nous avons même formé certains responsables d’Emmaüs Connect à utiliser nos outils, pour s’approprier pleinement la matière, et être autonome dans ce grand projet d’intelligence collective ! 

 

« L’outillage et le soutien aux équipes de bluenove a été essentiel pour que les salariés puissent embarquer leurs équipes bénévoles et des personnes accompagnées tout au long de la démarche, dans toutes nos antennes en France. » 

Arnaud Jardin

 

Question 5 : lors de l’atterrissage vers le plan stratégique : comment choisir, et donc renoncer ? 

 

Un plan stratégique, ce ne n’est pas qu’un assemblage d’idées nouvelles. C’est un ensemble cohérent d’orientations, et donc de choix stratégiques. Et cela implique des arbitrages, des renoncements. Dès lors, toute collectif dirigeant s’est déjà posé la question de la méthode à déployer pour réaliser ces arbitrages de la façon la plus utile qui soit.

 

Notre réponse : Nous sommes convaincus que l’intelligence collective réside aussi dans une prise de décision partagée. Avec des méthodes cadrées, elle permet d’identifier les alignements fondamentaux, d’accélérer cette prise de décision, et de faire accepter les arbitrages plus facilement. 

 

C’est ce que permet la méthode ECA (évaluation collective à distance) : il s’agit d’identifier tous les scénarios sur lesquels délibérer, puis d’organiser un atelier collectif avec les dirigeants en charge de la prise de décision, qui aura pour seul but de détailler ces scénarios. 

Le temps de l’arbitrage se fait donc individuellement et à distance : concrètement, un tableau collaboratif est partagé aux votants avec la liste des scénarios et un espace pour noter et inscrire ses remarques sur chacun d’eux. Chaque votant réalise l’exercice de son côté et a accès aux votes et remarques de ses collègues.

Une fois les votes réalisés, on peut trier les scénarios, exclure ceux qui sont largement rejetés, valider ceux qui sont largement partagés, et organiser des ateliers ciblés sur les scénarios créant le plus de dissensus. 

Cette méthode augmente drastiquement l’impact et la rapidité de la prise de décision, et permet de structurer les échanges, au sein d’un CODIR par exemple.

Elle est utile pour tout type de décision : sur un plan stratégique, sur un projet de transformation, des nouvelles solutions à implanter au sein d’une organisation, etc.

 

Pour Emmaüs Connect, cette méthode a permis de passer d’une synthèse des contributions, à des priorités stratégiques et des propositions concrètes, qui viennent nourrir la vision à 10 ans et la stratégie de l’association !

 

« Une équipe représentative du collectif a analysé et classé l’ensemble des contributions pour produire une synthèse des résultats bruts. Nous avons ensuite utilisé la méthode d’évaluation collective à distance proposée par bluenove pour élaborer des axes prioritaires en lien avec les grands enseignements et les exemples concrets issus de la synthèse des résultats bruts.  Nous avons ensuite regroupé les axes prioritaires autours de grands défis et d’une vision reprenant les convictions fortes qui se dégageaient de la consultation. »

Marie Cohen-Skalli

 

Si vous êtes encore ici, c’est que vous avez pris connaissance de ces 5 défis et de quelques approches pour les résoudre. Félicitations, vous pourrez à votre tour intégrer de l’intelligence collective dans vos projets ! 

 

Envie de découvrir plus en détail l’ambitieuse démarche collaborative menée par Emmaüs Connect ? Contactez Arnaud Jardin, Responsable communication et mobilisation citoyenne de l’association.

Envie d’en savoir plus sur la diversité des méthodes et approches de mobilisation, au service d’un plan stratégique, de transformation, de RSE, ou autre, pour votre organisation ?
Contactez Raphaël Schwab, Senior Consultant chez bluenove.