L’Université du Groupe Crédit Agricole (IFCAM) accueille les acteurs de la formation du groupe Crédit Agricole lors de Rencontres deux fois par an. Elles se sont tenues cette année du 25 Juin au 2 Juillet dernier. Leur particularité ? Il s’agissait des premières Rencontres organisées et réalisées dans une version 100% connectée !
Une excellente opportunité pour les équipes et responsables formation (Caisses régionales et filiales) d’assister à des plénières interactives et des ateliers de brainstorming pour (re)penser l’avenir de la formation.
Les Rencontres de la Formation ont permis aux participants de choisir de travailler sur l’un des ateliers organisé autour de 3 thématiques :
- le plan de formation
- l’expérience apprenant
- le rôle et les modalités de management (dont le management à distance)
La démarche en quelques chiffres clés
Trois objectifs ambitieux pour ces Rencontres
Dans le contexte de crise sanitaire, l’IFCAM a souhaité conserver l’événement des Rencontres en digitalisant l’ensemble du dispositif et des sessions collaboratives.
Cette crise a ouvert une opportunité importante de transformation pour l’IFCAM, et a permis d’expérimenter un nouveau format de Rencontres 100% connectées. Ces Rencontres habituellement organisées sur deux jours se sont échelonnées sur une semaine pour répondre aux contraintes et besoins de l’organisation et des participants.
Ce projet ambitieux s’articulait autour des piliers suivants :
- MAINTENIR le lien dans le contexte actuel dans un esprit convivial et pédagogique
- VIVRE ENSEMBLE une expérience en « distanciel » qui permettait de monter en compétences en mobilisant toutes les capacités pédagogiques
- CO-CONSTRUIRE les formations de demain dans le cadre du Projet de Groupe
Les défis relevés dans l’organisation et la réalisation de ces Rencontres
Dès le début du projet, l’ensemble de l’équipe a pris conscience des défis qui allaient nous accompagner tout du long. Des défis de différentes natures qui ont été relevés collectivement ! En résumé, voici les trois principaux challenges auxquels nous avons fait face :
- FAIRE de ces premières Rencontres 100% connectées une expérience apprenante pour toutes les parties prenantes (ex : formation à de nouveaux outils, mise en application concrète de nouvelle méthodes d’innovation…)
- EMBARQUER de nombreuses parties prenantes, aux rôles et implications diverses et variées, avant, pendant et après les Rencontres (intervenants, animateurs, facilitateurs, modérateurs, rapporteurs)
- CONCEVOIR un dispositif participatif en un temps très court (3 semaines de cadrage pour 6 sessions rassemblant environ 110 collaborateurs sur 1 semaine)
Notre méthodologie pour ces Rencontres
Ces rencontres ont commencé le 25 Juin 2020 par une plénière interactive d’introduction et de lancement de l’évènement. Du 26 au 29 Juin ont été lancés six créneaux autour de trois thématiques : l’expérience apprenant, le plan de formation et le rôle et des missions du management. Le 1er Juillet, les animateurs d’ateliers en support des rapporteurs de chaque atelier ont synthétisé les échanges et travaux de la semaine. Les Rencontres se sont clôturées le 2 Juillet avec une dernière plénière interactive de conclusion et sur les perspectives 2021, donnant une prise de recul collective pour la suite.
La coordination et la réalisation à distance de telles Rencontres nécessitaient la mobilisation rapide de ressources et compétences pour co-construire l’ensemble du projet, et faire de ces Rencontres une véritable « expérimentation » coopérative.
La méthodologie co-construite avec l’équipe projet s’organisait autour de plusieurs dispositifs clés : le déploiement de plusieurs outils digitaux nouveaux pour supporter la collaboration à distance (Webex, Klaxoon, plateformes Assembl), le lancement d’un dispositif de consultation (sous la forme de questionnaires) « au fil de l’eau » après chacune des sessions collaboratives, et la sensibilisation des participants et la formation des animateurs à de nouveaux outils, méthodes d’innovation et de collaboration.
La consultation des collaborateurs : retours et enseignements
Pendant ces Rencontres, les participants ont été fortement mobilisés et plusieurs dispositifs ont été mis en place pour les consulter :
- Pendant les séquences de plénières interactives chacun avait la possibilité de partager ses questions, remarques et idées via l’envoi d’un SMS au modérateur.
- Pendant les ateliers, tout le monde était invité à participer, à répondre aux questions, à se projeter via l’outil Klaxoon.
- Enfin, chacun a eu l’opportunité de partager des éléments de réponse aux quatre questionnaires mis en place à l’issue de chacune des 4 séquences.
« J’ai été bluffé par la capacité à construire des réponses denses et rapides sur des sujets aussi profonds ! J’aimerai un temps 2 pour poursuivre et construire ensemble des réponses »
En synthèse, ces Rencontres ont été un succès ! En voici les principaux enseignements.
Nous avons élaboré un nouveau modèle d’organisation de sessions collaboratives 100% connectées. Par ailleurs, un grand nombre de participants ont été initiés à de nouveaux outils et méthodes et enfin, 30 règles d’or sont ressorties pour la coordination de sessions collaboratives à distance (autour de trois domaines : la participation, l’animation et la collaboration).
Les prochaines Rencontres auront lieu les 3 et 4 novembre. Peut-être pourront-elles combiner présentiel et distanciel !
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