Organiser un atelier d’intelligence collective est toujours un défi. Mais concevoir et animer une séquence interactive de 3 heures pour 1400 commerciaux mondiaux/de différentes nationalités, réunis à Monaco sur un de leurs enjeux stratégiques relève d’un véritable tour de force. Comment capter leur attention, les faire interagir et obtenir des engagements concrets en un temps limité ? Léa, Philomène et Antoine, qui ont piloté cette mission, nous dévoilent les coulisses de cette expérience inédite.
Un défi de taille : animer 1400 personnes en simultané
Vous avez animé une séquence de 3h dans un séminaire réunissant 1400 commerciaux. Quelle a été votre première réaction en découvrant l’ampleur de la mission ?
Antoine : Les choix stratégiques d’une entreprise nécessitent souvent une transformation, parfois profonde, du rôle des commerciaux, ici historiquement focalisés sur la vente de produits, à une posture plus large de « trusted advisors » de solutions plus globales, plus complexes, plus stratégiques par rapport à l’industrie qu’ils servent.
Cela nécessite de leur part l’adoption d’une nouvelle approche. Comprendre de manière fine les enjeux auxquels sont confrontés leurs clients, engager avec eux une conversation permettant au bout du compte d’identifier leurs besoins et la manière dont ils peuvent être accompagnés, par des solutions et services qui les aident réellement à gagner en efficacité, productivité, durabilité, impact…
L’entreprise a donc profité de son événement annuel pour expérimenter une approche inédite d’intelligence collective. Objectifs : favoriser l’appropriation de cette stratégie et amorcer une évolution des comportements. Le défi était double : recueillir des contributions pertinentes en temps réel et favoriser l’engagement des participants.
Comment avez-vous conçu cette séquence interactive pour qu’elle soit efficace malgré le nombre de participants ?
Léa : Nous avons fait en sorte de penser ce moment d’intelligence collectif comme simple mais interactif, riche en contenu collecté et basé sur l’accompagnement des participants de bout en bout.
Nous avons beau adorer la créativité chez bluenove, cette fois-ci on a privilégié un format simple pour répondre à l’enjeu du nombre massif de participants. On a structuré la séquence autour de trois grands temps forts :
- Offrir l’opportunité aux participants de s’exprimer sur les propositions de valeur de l’entreprise
- Exprimer les besoins des commerciaux pour incarner cette stratégie
- Formuler des engagements individuels concrets
Pour chacun de ces temps forts, nous nous sommes appuyés sur une mécanique de facilitation assez classique mais performante, consistant à organiser un premier temps de réflexion individuelle suivi d’une mise en commun au sein du groupe.
1400 personnes, 3000 verbatims et un algorithme : comment la technologie a maximisé les contributions des participant.es
De quelle manière la technologie a-t-elle été déterminante dans cet atelier ?
Philomène : Nous voulions que chaque participant ressente l’importance de sa voix dans la co-construction du futur de son métier. Nous avons donc intégré une analyse en temps réel des contributions.
Ainsi, nous avons mis en scène un moment de co-construction en temps réel : au début de l’atelier, nous avons posé une première question à l’assemblée, qui devait répondre sur l’outil d’intelligence collective mis à disposition notre plateforme. Dès l’envoi de leurs réponses, nous avons lancé notre algorithme qui, commandé par une de nos analystes, Fiona, a lu, analysé et regroupé toutes les réponses envoyées dans des groupes sémantiques qu’elle ajustait en fonction de la teneur des contributions envoyées.
Une heure plus tard, les participant.es voyaient projetés sur grand écran leurs contributions sous forme de groupes sémantiques globaux.
Le vrai plus ? Nous leur avons ensuite proposé de voter en temps réel, via un autre logiciel, pour le groupe sémantique qui selon eux, contenait les éléments les plus clés à mettre en place dans les années à venir.
En l’espace de deux heures et demie, l’assemblée avait non seulement pris connaissance des contributions et avis des 1400 personnes sur leur futur, mais a surtout pu voter pour les premières actions clés à déployer à travers le monde, grâce à la bonne utilisation de nos outils en direct.
La facilitation a également été un élément clé. Comment avez-vous organisé cette animation à grande échelle ?
Léa : Le défi était immense : animer 1 400 participants internationaux en parfaite synchronisation, garantir un rythme commun, une compréhension partagée et des actions alignées.
Clé de voûte de cette performance, la facilitation reposait sur 35 animateurs – 15 professionnels du réseau bluenove et 20 collaborateurs de l’entreprise– organisés en binômes pour garantir un accompagnement optimal. Chacun gérait 3 à 4 tables, clarifiait les consignes, guidait les échanges et assurait l’atteinte des livrables, soutenu par un guide en ligne sur notre outil, et notre équipe bluenove qui veillait au bon déroulement des séquences.
Avec un canal de discussion en temps réel et un timing minuté, chaque action devait s’inscrire dans une mécanique parfaitement huilée. Un défi colossal, mené dans la collaboration, le partage et l’écoute !
Un impact mesurable : engagement et transformation
L’un des objectifs était d’engager les commerciaux à devenir des partenaires de référence sur un enjeu stratégique précis. Comment avez-vous mesuré leur engagement ?
Antoine : La dernière séquence était essentielle. Chaque participant devait écrire un engagement personnel : « Qu’allez-vous faire lundi qui sera nouveau ou différent ? » Cet exercice a transformé les discussions en actions concrètes.
Un nuage de mots a ensuite capté les ressentis des participants, mettant en évidence les idées les plus marquantes de l’expérience collective.
Pour finir, quels enseignements tirez-vous de cette expérience ?
- L’intelligence collective peut fonctionner à très grande échelle si elle est bien orchestrée.
- En quelques heures, nous avons obtenu des réponses précieuses pour l’entreprise et impulsé une dynamique d’engagement.
- Cette expérience a prouvé que l’on pouvait mobiliser 1400 personnes et produire un contenu inédit, en temps réel.
Et la suite pour l’entreprise ?
Antoine : L’entreprise dispose maintenant d’une base solide pour transformer cette stratégie en actions concrètes. Et une chose est sûre : l’intelligence collective a encore de belles heures devant elle !
